¿Cómo llenar la guía aérea o Air Waybill?

La guía aérea, Air Waybill o AWB, es el documento mediante el cual se realiza un despacho de mercancías por avión.  En su caso, demuestra la existencia de un contrato de transporte. Al mismo tiempo, sirve como factura de transporte, declaración de despacho aduanero y acuse de recibo de las mercaderías. Este documento está reconocido a nivel internacional por IATA, es decir, la Asociación Internacional del Transporte Aéreo.  A diferencia del conocimiento de embarque marítimo, la guía aérea no representa la propiedad de las mercaderías. A continuación te explicaremos cómo llenar la guía aérea para que tu exportación sea exitosa.

Cómo llenar la guía aérea o AWB – Datos de las personas y empresas

En este apartado veremos cómo llenar la guía aérea con los datos de las personas y empresas participantes. En tanto, en los apartados siguientes nos dedicaremos a las mercaderías, cargos y tarifas.

• Casilleros superiores. Contienen datos de los aeropuertos: código de la compañía aérea, sigla o código ISO del aeropuerto de salida, número de serie de la guía, pre impreso, de ocho dígitos, y una combinación de ambos códigos.  En tanto a la derecha debe constar también el nombre de la compañía. En algunos casos figura la transportadora. Por ejemplo, Fedex u otras empresas.
• Shipper´s Name and Address. Es el nombre o razón social del exportador. Además, debe constar la dirección completa.
• Consignee´s Name and Address. Son los datos del importador o destinatario de la carga. En este caso también incluye la dirección completa.
• Issuing Carrier´s Agent Name and City. Es el nombre y ciudad de la línea aérea emisora de la guía aérea.
•  Airport of Departure. Es el aeropuerto o ciudad de origen donde se entregará la carga para su envío.
• Airport of Destination. Es el aeropuerto de llegada.  Además se debe agregar número de vuelo y fecha de llegada.
• Currency. En este recuadro se debe indicar el código ISO de la moneda en que están todos los valores indicados en la guía aérea. Por ejemplo, el código para dólares estadounidenses es USD. En tanto, el de la moneda argentina es ARS.
• Signature of Shipper or his Agent. Firma del exportador o despachante de aduana.
• Executed on (date)(place)(Signature). Lugar, fecha y firma del contrato de transporte.

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Datos de las mercaderías

A continuación explicaremos cómo llenar la guía aérea con los datos de las mercaderías.

• Value Declared for Carriage.  Aquí debe constar el valor de la mercadería. Por ejemplo es necesario si exportador y transportista acuerden un valor superior de responsabilidad contractual en caso de daño o pérdida.
• Declared Value for Customs. Se utiliza en algunos países para indicar el valor de la mercadería transportada para efectos aduaneros.
• Amount of Insurance. Valor asegurado de la mercadería.
• N° of Pieces RCP. Cantidad de piezas que contiene el embarque. Por ejemplo cantidad de cajas o bultos.
• Gross Weight. Peso bruto del envío.
• Kg/lb. Peso del envío en kilogramos o libras.
• Nature & Quantity of Goods. Descripción de la mercadería.

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Cómo llenar la guía aérea: cargos y tarifas

Ahora veremos cómo llenar la guía aérea en lo que respecta al cobro de cargos y tarifas.

• Charges Code. Aquí se debe indicar la forma de cobro del flete. Este puede ser pagado en origen o destino. En tanto, también puede ser prepagado. Los códigos son: PX o PP para fletes prepagados y CX o CC para embarques por cobrar en destino.
• Weight. Peso a cobrar.
• Rate/Charge. Se debe indicar la tarifa a aplicar.
• Total. Flete neto, calculado como la multiplicación de la tarifa por el peso volumen.

Datos a tener en cuenta

Para despachar mercaderías por vía aérea se debe utilizar el formulario y condiciones del contrato establecidas por la IATA. Es un formulario normalizado que se puede rellenar en forma manual o telemática. Es decir que, mediante acuerdos bilaterales o con las aerolíneas, se pueden emitir guías electrónicas e-AWB.

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Sin embargo, una tarea como llenar la guía aérea es similar, ya se trate de la guía manual o electrónica. Recordemos que es el documento más importante. Establece las reglas de transporte de la carga entre la línea aérea y el cliente o el intermediario transportista que lo ayuda. En tanto, también es una importante fuente de información.

Se debe tener en cuenta que las líneas aéreas solo emiten AWB a transportistas certificadas por IATA.

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