Las empresas siempre deben tener un control sobre lo que ocurre con su inventario. Para ello existen distintos métodos de registros de mercancías. Pero cuando se suman los traslados, estos controles se deben combinar con los de la flota. Así, se hace necesaria una herramienta que permita el control total de los registros de transportes y mercancías.  El objetivo es verificar los recorridos, paradas, jornadas de trabajo entre otros factores, para tener un mejor control del registro de mercaderías.  Así, la combinación del registro de mercancías con el control de flotas se traduce en menores costos, mayor eficiencia y rentabilidad y, lo más importante, satisfacción del cliente.

¿Qué es el control total de los registros de transportes y mercancías?

Para comenzar, hablemos del registro de mercancías. Tradicionalmente se utilizó una sola cuenta. Sin embargo, con la informatización surgió la posibilidad de otros métodos que ofrecen mejor información.

Por ejemplo, el método analítico implica registrar los movimientos de mercancías en cuentas diferentes. Otra posibilidad es el procedimiento de inventarios continuos. En este caso, el registro de mercancías se realiza después de cada transacción, con lo que se obtiene un inventario actualizado.

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Las operaciones que deben registrarse con las compras, ventas, devoluciones y descuentos.

Por su parte, los registros de transportes permiten conocer con exactitud:

• Recorridos. Se comprueba la hora, fecha y paradas realizadas.
• Gestión de puntos de interés. Proporciona notificaciones cuando el vehículo llega a destino, por ejemplo, para cargar o entregar mercancías.
• Localización en tiempo real. Permite saber el estado de una entrega o recogida de mercancías.

Así, ambos sistemas de control tienen en común aspectos cruciales que influyen en los registros de compras, ventas, devoluciones de compras y devoluciones de ventas. Por lo tanto, representan un control total de los registros de transportes y de las mercancías.

¿Cómo funciona un sistema de control total de los registros de transportes?

Los registros de transportes son los datos proporcionados por los distintos elementos del sistema de gestión de flotas. Por ejemplo, la información recogida por el tacógrafo o los datos almacenados por el GPS.

Para tener el control total de los registros de transportes, es necesario contar con un sistema o programa de gestión de flota. De otra manera, los registros pueden llevarse de diferentes formas y en soportes distintos. Por ejemplo, una empresa podría llevar algunos datos en una planilla Excel u otros anotarse manualmente en una hoja de ruta. Además, la carga manual de datos siempre implica la posibilidad de error.

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Así, un sistema de control y gestión de flotas lleva a cabo todas las tareas de monitoreo y control en tiempo real de los vehículos de una empresa, que realizan el transporte de mercancías.

Permiten conocer estado, posición física, recorrido y parámetros técnicos del vehículo y también el estado de la mercancía. Los datos son almacenados y pueden ser visualizados de distintas formas para su gestión.

Al integrar este tipo de herramienta con los sistemas de gestión y comerciales de la empresa, se obtiene el control total de los registros de transportes y mercancías.

Beneficios de integrar los registros de transportes y mercancías

Uno de los aspectos más importantes del sistema de gestión de flotas es su integración con el resto de los sistemas de la empresa. En este caso estamos viendo la integración con el registro de mercancías.

Por ejemplo, el tacógrafo digital proporciona información referente a la actividad de la flota en forma detallada. Así, resulta más sencillo controlar el registro de mercancías y traslados.

También, los sistemas de seguimiento por GPS permiten saber en qué momento se entrega una mercadería, actualizando el inventario en tiempo real.

Por su parte, cuando el sistema de registro de mercancías toma nota, por ejemplo, de una devolución, puede enviar esta información al sistema de gestión de flotas para incorporar un nuevo punto en el recorrido.

La integración de ambos sistemas es muy beneficiosa ya que reduce costos operativos, mejora la visibilidad de la empresa y aumenta la satisfacción de conductores y clientes.

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