Cuando una empresa toma la decisión de internacionalizarse aparecen muchos interrogantes. Uno de estos es la necesidad, o no, de crear un área específica. En realidad, no es una decisión sencilla, ya que implica costos y modificaciones de la estructura de la organización. Desde que se decide exportar hasta la creación de un departamento de comercio exterior en la empresa hay un largo camino a recorrer. Para que la decisión se convierta en una solución y no un nuevo problema, es necesario evaluar ventajas y tener en cuenta recomendaciones.

¿Cuándo se debe crear el departamento de comercio exterior en la empresa?

Las empresas que deciden internacionalizarse enfrentan varios desafíos. Por ejemplo, en 2020, la Cámara Argentina de Comercio y Servicios realizó una encuesta entre 200 Pyme exportadoras. Casi el 40% tuvo dificultades operativas a la hora de exportar.

En tanto la CEPAL investigó sobre las principales limitantes para el desarrollo exportador de Pymes. Precisamente, una es la estructura de la organización. Mayormente familiares, las Pyme tienen estructuras personalizadas y tradicionales. Así, padecen la falta de capital humano y una forma organizacional que favorezca la actividad exportadora.

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De hecho, al encarar sus primeras exportaciones, las empresas por lo general no cuentan con un departamento de comercio exterior para atender las nuevas obligaciones. Así, las tareas son asumidas por otros funcionarios. Por ejemplo, el gerente general, director de ventas o un empleado con alguna experiencia o conocimientos.

Sin embargo, si el intento es exitoso y las operaciones aumentan, aparecen problemas operativos. Estos pueden solucionarse si se crea un departamento de comercio exterior.

Así, podemos decir que la creación del departamento de comercio exterior depende de la carga de trabajo. En tanto, su estructura y cantidad de empleados debe estar relacionada con el valor total de las exportaciones.  Siempre se podrá aumentar, y será mucho menos oneroso que tener personal innecesario.

Ventajas del departamento de comercio exterior

Contar con un departamento de comercio exterior puede reportar beneficios como:

• Alto compromiso corporativo con la cultura de exportación. Como se ha dicho muchas veces, primero se debe crear la cultura exportadora, para luego iniciar las operaciones en el mercado global. Contar con el propio departamento garantiza una gran implicación. Esto, a diferencia de contratar un servicio externo.
• Mayor contacto con el cliente en el día a día. Si la función está delegada en el gerente general, otras gerencias o empleados, se hace más difícil mantener el contacto diario y fluido con los clientes en el exterior.
• Acumulación de experiencia y conocimiento. A lo largo del tiempo el departamento de comercio exterior se irá afianzando y ganando en experiencia y conocimiento. De hecho, el conocimiento es uno de los principales activos en comercio exterior.
• Posibilidades de adoptar distintas formas de organización. El departamento de comercio exterior se puede organizar en base a diferentes modelos. Básicamente hay cuatro modelos: por funciones, por áreas geográficas, por producto o matricial. Al contar con un departamento propio se puede evolucionar en la organización adaptándola a las necesidades.

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Nuestras recomendaciones

Si la decisión es organizar el área específica toma en cuenta estas recomendaciones:

• Fijar los objetivos del área. Pueden ser: investigación y gestión de mercado, contactos con bancos, entidades y consultores y tareas técnicas de la exportación.
• Contratar el personal adecuado. Requiere al menos un gerente de exportaciones y un empleado a cargo de las distintas tareas operativas.  El perfil del gerente de exportación tiene requisitos específicos. Por ejemplo: alto nivel cultural, creatividad, innovación, habilidades de negociación y liderazgo entre otras características. En tanto, el personal a su cargo también necesita ciertas capacidades. Entre éstas: saber idiomas, poder relacionarse con diferentes culturas y conocer los procedimientos administrativos.
• Dotar al departamento de los recursos técnicos y humanos que permitan perfeccionar las exportaciones. En este sentido la informatización es central en los tiempos que corren. De hecho, según el mencionado informe de la CAC, la mayoría de las empresas encuestadas estaban evaluando introducir los canales de venta electrónicos.
• Ser flexibles. Considerar la posibilidad de contratar servicios externos. Por ejemplo: estudios de mercado, gestión del transporte, informes comerciales u otras. Sin embargo, siempre deben estar bajo la supervisión y control de la empresa.

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¿Estás pensando en organizar el departamento de comercio exterior en tu empresa? Los expertos de Cómo importar en Argentina tienen mucho para compartir.

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