Iniciarse en el mundo de la exportación es sin dudas apasionante. Además, en estos tiempos de globalización, las empresas deben internacionalizarse para crecer. Sin embargo, los trámites y gestiones para concretar una exportación pueden ser bastante complicados. De hecho, según un estudio de la Fundación INAI, una de las principales barreras que enfrentan los exportadores argentinos son los obstáculos técnicos al comercio en casi el 23% de los casos. Para que los documentos de exportación no se conviertan en uno de tus problemas, leé la guía a continuación.

Pasos de una exportación

Para formarse una idea clara acerca de los documentos de exportación más utilizados, es interesante tener presente el proceso de una exportación paso a paso.

Para llegar a este momento se supone que ya hemos seleccionado el mercado, el producto y el sistema de comercialización. Es decir, si realizaremos la exportación en forma de venta directa o a través de representantes o distribuidores.

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Más allá de esto, el proceso, en forma muy simplificada, sería el siguiente:

• Oferta – Cotización. Consiste en el envío de la oferta acompañada de muestras o folletos.
• Aceptación de la oferta. Si el cliente está conforme comunica al exportador la aceptación de la oferta y realiza el pedido. Esta etapa incluye la apertura de la carta de crédito si se hubiera optado por este instrumento.
• Operaciones previas al despacho: apertura de la carta de crédito, revisión de los términos de la operación, preparación del pedido y documentación comercial para el despachante de aduana.
• Despacho de la mercadería a través del despachante de aduana.
• Después del despacho: cobro de la exportación de acuerdo con el instrumento de pago utilizado.

Documentos de exportación correspondientes a cada paso

Veamos ahora los documentos de exportación que deben acompañar cada etapa del proceso.

• Nota «Oferta – Cotización». Nota simple con membrete de la empresa, acompañando muestras o folletos. Si se envían muestras se deben encuadrar en el Régimen Especial de Muestras para Pymes Exportadoras.
• Factura proforma. Es solicitada por el cliente. Permite ordenar la apertura de la carta de crédito si se utiliza este instrumento. No está sujeta a ninguna formalidad, aunque debe llevar el membrete de la empresa. Contiene todos los detalles de la operación definitiva.
• Certificado de origen. Es el documento que certifica que un producto es originario de un país o región. Su presentación ante la aduana del país importador permite la aplicación de preferencias arancelarias. Se obtiene a través de las cámaras habilitadas. Por ejemplo, en Argentina puede ser la Cámara Argentina de Comercio, AIERA y cámaras sectoriales.

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Documentos de exportación para el transporte

En la etapa de transporte los siguientes documentos de exportación se deben presentar ante la Aduana:

• Factura comercial. Es la factura «E». Deben figurar todos los detalles técnicos de la operación, así como nombres de las partes y sus respectivos domicilios.
• Nota de empaque, en original y copia.
• Despacho de importación en el caso de que la mercadería a exportar sea de origen importado.
• Certificado de Tipificación y copia del Despacho de Admisión Temporaria. Estos documentos de exportación son necesarios en el caso de que la mercadería a exportar contenga insumos importados.
• Conocimiento de embarque. Se utiliza en el transporte marítimo. Representa la propiedad de la mercadería. Además, funciona como prueba del contrato de transporte y recibo de la mercadería a bordo.
• Certificado de intervención bancaria.
• Copia de la Carta de Crédito, si esta es la modalidad de pago elegida.
• Carta de porte. Es uno de los documentos de exportación más importantes en las cargas terrestres. Cumple la misma función que el conocimiento de embarque en el transporte marítimo.
• Guía aérea. Es el instrumento más utilizado en los envíos aéreos. Otorga la titularidad de las mercancías. La emite la compañía aérea o agente de cargas internacionales.

Otros documentos de exportación importantes

• Contrato de compraventa internacional. Es uno de los documentos de exportación más importantes ya que es la única herramienta que obliga a las partes a cumplir con lo acordado comercialmente. Así, otorga mayor seguridad a la operación. Es un acuerdo privado; puede ser oral o escrito, pero igualmente genera obligaciones. Se recomienda que se formalice por escrito.
• Packing-list. Documento que informa el contenido, peso bruto y peso neto de la mercadería a exportar.

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