La gestión de inventarios es el conjunto de procesos que tienen como objetivo garantizar el suministro, almacenamiento y accesibilidad a los bienes que requiere para la venta, consumo o producción. La gestión eficiente implica obtener los mejores resultados con el menor gasto posible. Una gestión de inventarios incorrecta lleva a pérdidas, obsolescencia o caducidad de las mercancías, cuando no la imposibilidad de cumplir con los pedidos de los clientes o los requisitos de las distintas áreas de la organización. Independientemente del tamaño del almacén, optimizar la gestión de inventarios es clave para el funcionamiento del negocio.

Puntos críticos en la gestión de inventarios

La clave de la gestión correcta de inventarios puede sintetizarse en pocas palabras: tener el stock correcto, en el lugar y momento correctos, y al menor costo. Sin embargo, resolver esta ecuación es difícil. Por ejemplo, reducir el stock puede ser beneficioso porque ahorra tiempo y espacio. Sin embargo, puede dar lugar al desabastecimiento.

Así, la gestión de inventarios se resume en todos los procesos relativos al almacenamiento y disposición de mercancías, materias primas, productos terminados y consumibles para las necesidades internas. En tanto, el almacenamiento debe cumplir reglas esenciales respecto de la seguridad de vidas y bienes.

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De esta manera se pueden identificar tres puntos críticos o problemas principales que se deberían resolver al optimizar la gestión de inventarios:

• Satisfacer la demanda de los clientes tanto externos como internos.
• Reducir costos. Según distintos estudios, la mayoría de las empresas no es capaz de calcular sus costos de almacenamiento.
• Organizar el espacio. Mover las existencias con facilidad y seguridad, preparar los pedidos rápidamente y evitar las roturas de stock son claves en este aspecto.

Ahora que ya sabemos cuáles son los problemas para resolver, te invitamos a analizar las distintas estrategias para optimizar la gestión de inventarios. 

Gestión de compras

La organización de las compras es la clave para optimizar la gestión de inventarios en cuanto a reducir la cantidad sin provocar desabastecimiento.

• 1. Método del calendario.  Consiste en realizar pedidos de cantidades fijas en fechas fijas. La fórmula para establecer estos parámetros se conoce como QEC o de Wilson.  Se trata de determinar el volumen óptimo del pedido a partir de la demanda, costo del pedido y gasto de almacenamiento. En tanto es un modelo matemático, tiene ciertas limitaciones.  Por ejemplo, es ideal cuando la demanda es constante durante todo el año y que el precio del producto no tenga grandes fluctuaciones a lo largo del año.

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• 2. Método «just-in-time». Las compras se realizan en función de la demanda, sin ninguna anticipación. Así, permite reducir el costo y espacio de almacenamiento, eliminando los stocks intermedios.  Es ideal en el caso de acuerdos entre proveedores y clientes.
• 3. Método Kanban.  Este método establece un stock mínimo. Después, las compras se realizan gradualmente de acuerdo con los volúmenes de pedidos. Similar a este es el método de punto de pedido. Consiste en definir un stock mínimo. Una vez alcanzado, se dispara un nuevo pedido de suministros de igual cantidad, independientemente de la fecha.

Optimizar la gestión de inventarios de salida

4. Método FIFO. Esta sigla significa «Primero entrado, primero salido». Consiste en utilizar los materiales desde los más antiguos hasta los primeros. Se centra en el tiempo de entradas y salidas.  Por ejemplo, es ideal para optimizar la gestión de inventarios de perecederos. Así se evitan problemas de degradación o fecha de vencimiento.

5. Método LIFO.  A diferencia del anterior, este método se basa en «último entrado, primero salido». Consiste en sacar lo que acaba de entrar al stock. Facilita el trabajo del personal operativo ya que optimiza el tiempo de preparación de pedidos. Por ejemplo, es el más adecuado para productos sin fecha de caducidad.

Gestión de rotaciones

6. Clasificación ABC. Este método consiste en analizar las referencias a fin de clasificar los productos en tres categorías en función de stock y ventas. Por ejemplo: los productos A son los de menor cantidad, pero mayores ventas. Los productos B son los de menor referencia y mayores ventas. En tanto, los productos C son los de mayores referencias y menores ventas.  Este método permite optimizar la gestión de inventarios mediante reducción de stocks y adquisición de las cantidades necesarias.

7. Eliminación de existencias obsoletas. Se basa en identificar las existencias que no se han vendido o utilizado en los últimos seis meses. De hecho, ocupan espacio y representan costos económicos. En tanto, de acuerdo con el tipo de producto es posible deshacerse de estas existencias mediante una venta promocional o una donación. En último caso será necesaria la destrucción.

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8. Conteo y valoración. Los resultados de la gestión informática de inventarios deben compararse periódicamente con conteos físicos, para evitar errores y sorpresas. En tanto, al final de cada período contable debe realizarse una valoración del inventario para incluirlo en la contabilidad. Así se tendrá el panorama completo de la gestión de inventarios.

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