La logística juega un papel central en las empresas. Aunque a veces se confunde con la gestión del transporte, no es lo mismo. En realidad, organizar la logística en una empresa es centrarse en el control de los flujos desde el proveedor hasta el cliente final. Un concepto moderno de la logística incluye no solo el movimiento de mercaderías sino también de información. Así, la logística asume dimensiones técnicas y funcionales. Por lo tanto, afecta todos los departamentos e influye en el desempeño general de la organización, convirtiéndose en una palanca estratégica.

Indicadores para organizar la logística de la empresa

La logística de la empresa se puede definir como la actividad que busca controlar los flujos físicos, para disponer y administrar los recursos correspondientes a las necesidades. Es importante porque influye en toda la actividad. Así, en la mayoría de las empresas, es una función transversal que afecta y vincula todos los servicios.

Tiene como objetivo mejorar la coordinación de los recursos de la empresa y movilizarlos en función de un objetivo común, que es la satisfacción del cliente. Por lo tanto, se convierte en una herramienta estratégica. Si la empresa puede organizar la logística de manera eficiente, entonces se transforma en una ventaja competitiva.

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La gestión logística consiste en organizar de manera eficiente todo lo relativo al transporte y almacenamiento de los productos de la empresa. Incluye vehículos, proveedores, almacenes, manipulación y otros elementos. El objetivo es optimizar la circulación de las mercancías, para minimizar costos y retrasos.

Para medir el desempeño y organizar la logística, la empresa debe analizar el sistema actual y detectar los puntos débiles. Para esto puede basarse en indicadores. Por ejemplo:

• Suministros: tasa de disponibilidad y tiempos de entrega. De hecho, el nivel de servicio representa la eficiencia de la cadena de suministro.
• Almacenamiento: seguimiento de inventario, pérdidas por deterioro, cobertura de inventario.
• Transporte: costo medio por producto, tasa de llenado del camión.

Comenzando a organizar la logística: matriz FODA

Cada empresa debe analizar su propia cadena de suministro y realizar un análisis pormenorizado. Por ejemplo, una herramienta muy útil es la matriz FODA, que permite identificar fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.

Algunos elementos a analizar, que pueden convertirse en fortalezas o debilidades, son:

• Gestión de compras.
• Gestión de inventarios.
• Eficiencia y eficacia del servicio.
• Capacitación del personal.
• Seguimiento y control de la ubicación de las mercaderías. Carga y descarga.
• Flota de distribución.
• Presencia internacional.
• Disponibilidad de capital para inversiones y apoyo a los clientes.

En tanto, algunos de los factores que pueden convertirse en oportunidades o amenazas, serían:

• Preferencias de los clientes.
• Negociaciones con el cliente, gestión de quejas, devoluciones y reclamos.
• Negociación con los proveedores, servicios de calidad.
• Utilización de ventajas aduaneras.
• Competencia.
• Cambios en la legislación.

Una vez completada la matriz, la empresa tendrá una idea de qué es lo que está haciendo bien en logística, lo que no se está haciendo tan bien, y lo que representa desafíos actuales y potenciales.

La matriz FODA proporciona un diagnóstico útil y acertado que ayuda a determinar los pasos a seguir para organizar la logística de la empresa.

Cinco puntos clave para organizar la logística

Es cierto que para organizar la logística de la empresa se necesita un análisis de punta a punta, es decir, desde que se hace el pedido a los proveedores hasta que se entrega el producto terminado al cliente.

Sin embargo, todas las empresas tienen, de una forma u otra, organizada su área logística. Por lo tanto, es interesante analizar algunos puntos clave que se pueden organizar o mejorar para lograr una logística más eficiente.

Establecer una estrategia adecuada

Contar con una estrategia logística puede ayudar a una gestión que de por sí es compleja. Comenzar por analizar:

• Cantidad de pedidos que se gestionan.
• Tipo de productos almacenados.
• Tipo de almacenamiento.
• Personal: cantidad, capacitación.

Por ejemplo, una empresa con alrededor de 50 pedidos para procesar por día necesita una logística pequeña, con empleados polivalentes y «picking» por encargo. En tanto, si se deben procesar hasta 1.000 pedidos por día se requiere una logística más estructurada, donde los pedidos se preparan en forma simultánea y el personal tiene cierta especialización.

Otra estrategia puede ser la externalización: la empresa confía su logística a un proveedor de servicios para centralizarse en su actividad principal.

Optimizar el almacenamiento

Para organizar la logística de almacenes se debe establecer el flujo de productos y crear las rutas logísticas que conduzcan al producto deseado.

Así, el almacén, aunque sea pequeño, se debe dividir en áreas:

• Preparación de pedidos.
• Llegadas y despachos de mercaderías.
• Área de transporte.
• Área de tiendas.
• Secciones con exceso de existencias.

Los productos deben ser fáciles de localizar y llegar a los más relevantes. La estacionalidad es un punto importante a considerar.

Aprovechar al máximo las soluciones digitalizadas y la automatización

La digitalización facilita el trabajo y favorece el desempeño de cada eslabón de la cadena de suministro. Cada mejora por pequeña que sea, cada automatización, conducirán a menores costos y optimizarán el rendimiento.

De hecho, la palanca para organizar la logística hoy en día pasa por la digitalización.  Una encuesta realizada por Microsoft en 2021 reveló que más del 80% de las empresas invirtió en tecnología, a partir de los efectos de la pandemia de COVID-19. Además, las pequeñas y medianas empresas ya comienzan a tomar decisiones basadas en datos.

Actualmente existen soluciones digitales para prácticamente todos los desafíos logísticos, como gestión de almacenes, flujo de transporte, gestión de actividades, planificación del suministro y la producción.

Aprender de la competencia

¿Qué hace la competencia mejor que tu empresa? Observar estos detalles puede ser una excelente forma de organizar la logística propia o mejorarla. Por ejemplo:

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• Nuevas estrategias de gestión logística.
• Programas efectivos de capacitación del personal.
• Sistemas de software modernos.

Seleccionar los proveedores y escuchar a los clientes

Cada vez más, los proveedores se convierten en aliados estratégicos de la organización. Seleccionar proveedores profesionales y experimentados puede ayudar a organizar la logística de la empresa, más allá del tamaño.

Los resultados son reducción de costos en toda la cadena de suministro a la vez que mejora en la calidad de los servicios.

Incluso esta solución puede alcanzar toda la externalización de la logística empresarial. Para ello se debe saber adaptar la estrategia al entorno, teniendo en cuenta:

• El desarrollo del mercado.
• Contexto competitivo.
• Marco legislativo.
• Especialización del proveedor.

Por último, escuchar a los clientes es fundamental para organizar la logística, mejorarla u optimizarla. No se deben descuidar sus comentarios, alertas, consejos y solicitudes.

De hecho, la optimización de la cadena de suministro tiene como objetivos tanto reducir los costos como satisfacer las expectativas de los clientes.

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Hasta acá llegamos con la nota «¿Cómo organizar la logística en una empresa? Esperamos te haya sido útil. Recordá que en Cómo importar en Argentina somos especialistas en soluciones logísticas. Contáctanos para más información.

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