La factura proforma es el documento que detalla la operación comercial que luego incluirá la factura definitiva. Este tipo de factura se utiliza habitualmente en el comercio exterior, y debido a su importancia deberá cumplir con ciertas especificaciones y requisitos. No es uno de los requisitos obligatorios 

¿Para qué se utiliza?

Una factura proforma no es lo mismo que una cotización, generalmente se realiza en forma posterior a la cotización. Es el paso siguiente que da el vendedor para poder cerrar una posible operación de compraventa. Puede confeccionarse antes de una cotización, pero no sucede habitualmente.

Para los importadores significa un documento útil para adelantar los trámites de aduanas, porque tiene en su contenido todos los datos que esta pide. Con estos datos detallados, se puede calcular impuestos de importación, posición arancelaria, exenciones y otros. También sirve para acreditar una carga marítima, terrestre o aérea, según el medio de transporte elegido. Por esta razón deberá contener todos los datos bien detallados, que luego serán incluidos en la factura final.

Requisitos de cómo hacer una factura proforma AFIP

El encabezado de la factura, como primera medida, debe decir en forma impresa la palabra “proforma”, bien visible. Además deberá contener lo siguiente:

• Fecha de emisión
• Nombre, domicilio e identificación fiscal del vendedor
• Mismos datos del comprador
• Descripción de la mercadería, mencionando la cantidad en unidades que propician la venta (con una breve descripción)
• Precio unitario y el precio total en términos Incoterms y la divisa con que se cotiza la operación
• Número de bultos,
• Peso bruto, peso neto
• Volumen y volúmenes cúbicos totales embalados para exportación (en unidades métricas si corresponde)
• Punto de entrega
• Período por el que la factura proforma tendrá validez
• Gastos del seguro y el flete desglosados
• Cargos totales que deberá abonar el cliente
• Fecha estimativa de envío desde el puerto de origen

Las facturas proforma de Argentina deberán incluir dos tipos de declaración, una certificando que la factura es legítima y verdadera. La otra declaración debe indicar el país de origen de las mercaderías.

Generalmente, las facturas proforma no llevan numeración, pues no tienen validez comercial ni fiscal. Tampoco llevan firma o sello, salvo el pedido expreso del cliente en forma expresa.

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¿Qué funciones cumple la factura proforma en el comercio internacional?

Las relaciones con clientes internacionales se deben basar en la confianza y el respeto, para tener una relación comercial duradera. Para crear esa confianza, entre otras cosas se utiliza una factura proforma donde se fijan en forma previa los términos y condiciones de cada operación comercial.

También suele utilizarse para la apertura de créditos documentados y así conseguir financiación. Para el comprador, este documento sirve de justificativo para la realización de los trámites ante la aduana, como ser:

• Pedir una licencia de importación
• Autorizar el pago de la operación en divisas
• Solicitar un crédito documentado en el banco

Además de algunas funciones comerciales como:

• Utilizarla como un contrato para pagar una operación en forma anticipada (antes de que se emita la factura definitiva)
• Sirve para justificar el envío de muestras al cliente
• También se puede usar como aclaración de las condiciones y los términos de la operación en concreto, forma y tiempo en que se entregará la mercadería, condiciones del pago y otras

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Como se dijo, la factura proforma no tiene validez fiscal ni contable, sino que es un documento informativo sobre una operación que está desarrollándose. Tampoco la factura proforma tiene validez como comprobante de pago.

Sin embargo, como documento comercial de comercio exterior, la factura proforma pone la exigencia y la obligación de cumplir con los compromisos asumidos dentro del plazo pactado.

Para finalizar, las facturas proforma son documentos que no son muy utilizados en las operaciones ordinarias de comercio. Pero sí son muy utilizadas y útiles en el comercio exterior, porque son sencillas de confeccionar y son muy útiles para los fines aduaneros.

Resultan también importantes para inspecciones y para lograr créditos bancarios. Por último, es una forma de control interno para el importador.